نرم افزار ERP یک مجموعه از نرم افزارهای یکپارچه با ساختاری ماژولار هستند، که متناسب با فرآیندهای کسب و کار سازمان‌ها توسعه پیدا کرده‌اند.
در گذشته سازمان‌ها، برای مدیریت هر بخش سازمان از نرم‌افزار متفاوتی استفاده می‌کردند و گاهاً سرورها و سخت افزارهای مجزایی برای آن بکار گرفته می‌شد. بنابراین سیستم‌های نرمافزاری جزیره‌ای بوده و واحدهای کاری اصطلاحاً وظیفه گرا بودند.
اما امروزه با پیچیده شدن شرایط کسب و کارها، واژه فرآیندگرایی و ERP برای مدیران آشنا و ملموس است. و حال سوالی که مطرح می‌شود این است که سیستم erp چیست؟
با استفاده از سیستم‌های ERP ، فرآیندگرایی اهمیت و نقش پررنگ‌تری پیدا می‌کند. در نتیجه امکانی برای سازمان‌ها فراهم می‌شود که نگاه یکپارچه و جامعی به سازمان خود داشته باشند. در واقع یکپارچگی یکی از مهمترین مزیت‌ها برای پیادهسازی ERP محسوب می‌شود.
از دیگر مزیت‌های ERP ماژولار بودن آن است که، به سازمان این فرصت را می‌دهد، که سازمان هر یک از بخش‌های خود را به مرور و در بازه‌های زمانی متفاوت وارد سیستم فرآیند محوری کند.
erp مخفف چیست؟
ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. منابع می‌تواند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه سازمان در اختیار دارد، باشد.
مهمترین وظایف ERP در سازمان‌ها:
- تسهیل فرآیندها و وظایف
- جلوگیری از دوباره کاری‌ها
- افزایش دقت عملیات
تعریف ERP
ERP از سه حرف ابتدایی کلمات سازمان بزرگ (Enterprise)، منابع (Resource) و برنامه‌ریزی (Planning) تشکیل شده است. در واقع عنوانی برای سیستم‌هایی است که کلیه منابع سازمان اعم از منابع مالی، کالا، سرمایه‌های انسانی، ماشین آلات، تجهیزات، تولیدات و هر گونه منبع دیگری را بصورت یکپارچه و فرآیندمحور مدیریت می‌کند.
ERP یک راه‌حل نرمافزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرمافزاری واحد، تعریف و ایجاد می‌کند. سیستم ERP امکانات لازم جهت برنامه‌ریزیِ استفاده‌ی بهینه‌تر از منابع سازمان را فراهم می‌کند.
ERP به عنوان یک راهکار موثر نرمافزاری، قادر است با یکپارچه‌سازی اطلاعات و ایجاد بستری برای موثر کردن فرآیندها، سازمان را در مواجهه با تغییرات کسب و کار، توانمند کرده و رقابت‌پذیری را در حد مطلوبی افزایش می‌دهد.
رویکرد erp چیست؟
با بزرگ شدن اندازه شرکت‌ها، پیچیدگی عملیات و فرآیندها افزایش پیدا می‌کند. از طرفی انجام تحلیل‌های دقیق با روش‌های سنتی، دشوار و زمان‌بر است. و نتایج بدست آمده از بررسی‌های دستی، به قدر کافی مطمئن و قابل استناد نخواهند بود.
در این شرایط به‌کارگیری یک سیستم ERP برای مدیریت یکپارچه و اتوماتیک فرایندهای سازمان بیش از پیش اهمیت می‌یابد. فارغ از شرایط اقتصادی، مدیران و کارمندان شرکت همواره برای اخذ تصمیم‌های درست باید به اطلاعات دقیق کسب و کار دسترسی داشته باشند. استفاده از ابزار‌های ERP به شرکت‌ها و صنایع کمک خواهد کرد؛ که با بازتعریف فعالیت‌ها به بهترین شکل آنها را انجام دهند و کنترل بهتر و بیشتری روی فرآیندهای شرکت داشته باشند.
برای اجرای این سبک مدیریتی، ابزارهایی ایجاد شده‌اند؛ که برای پیادهسازی این فرآیندها در سازمان به مدیران کمک می‌کنند.فرآیند محوری بیش از آنکه یک تکنولوژی یا فناوری باشد، در واقع یک سبک مدیریتی است. به عبارتی فرآیندمحوری، یک رویکرد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات می‌باشد و این رویکرد سعی دارد تا فرآیندهای کسب و کار را با استراتژی آن سازمان همسو کند.
کنترل فرآیندها و پیادهسازی صحیح آنها به یک مدیر این فرصت را می‌دهد، تا با اطمینان خاطر از درستی فرآیندها و امور سازمان، زمان کافی داشته باشه تا روی مسایل مهمتری تمرکز کند.
چرا سازمان‌ها اقدام به خرید نرم افزار ERP می‌کنند؟
ERP با ایجاد استانداردها و فرآیندهای یکنواخت، توان سازمان در کنترل فرآیندها را بهبود می‌بخشد. پیادهسازی راهکار ERP در حوزه عملیاتی، موجب تسریع در انجام صحیح فعالیت‌ها و کاهش دوباره‌کاری‌ها می‌شود. اتوماتیک شدن فرآیندهای کسب و کار، افزایش صحت و درستی اطلاعات، سرعت بخشیدن به گردش اطلاعات، تمرکز بیشتر کارکنان از دیگر مزایای پیادهسازی ERP محسوب می‌شود.
1- سیستم‌های موجود امکان مدیریت آسان فرآیندهای کسب و کار را نمی‌دهند!
2- کاهش زمان انجام کار با کاهش دخالت انسانی و ضریب خطای سازمان
3- دریافت نتایج و گزارشات سریع و آسان مربوط به امور سازمانی قابل اعتماد
4- کنترل نتایج نهایی برای محاسبه میزان زمان، هزینه هر کار
فارغ از مبحث اندازه سازمان، داشتن نرم‌افزارهای یکپارچه برای هر طیفی از سازمان‌ها لازم و ضروی است. چرا که امروزه با توجه به شرایط رقابتی کسب و کارها، برنامه ریزی موثر و کنترل مناسب عملیات یکی از مهمترین عوامل موفقیت سازمان محسوب می شود. این موضوع حتی در کسب و کارهای متوسط و کوچک به دلیل نیاز به رقابت و چابکی بالا در تصمیم‌گیری به خوبی نمود می‌کند.
خرید ERP برای سازمان چه مزیت‌هایی دارد؟
1- یکپارچگی سیستم مدیریتی و نرم افزار
جایگزین کردن چندین نرم‌افزار با یک نرم‌افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت‌های سرویس‌دهنده داشت، کاهش می‌یابد. همچنین نیاز به آموزش پرسنل برای کار با روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلف کاهش می‌یابد. مهمترین خاصیت ERP برای سازمان‌ها، برنامه‌ریزی بهتر برای منابع و در نتیجه تصمیم‌گیری درست، مؤثرتر و سریعتر می‌باشد.
2- دقت بالا در پردازش امور سازمانی
امکانات سیستم‌های ERP به مدیران و کاربران کمک می‌کند، تا به عملیات سازمانی خود سرعت بخشیده و با دسترسی سریع و آسان به برنامه‌ریزی و کنترل عملیات کمک کنند. دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن به مشتری بهبود یافته و با ایجاد گزینه‌هایی برای اتوماتیک شدن هرچه بیشتر کارها، مشتریان را قادر می‌سازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند.
3- رشد و تحول کسب و کار با بهبود عملکرد
بهینه‌سازی زمان انجام کار با اتوماتیک‌سازی فرآیندهای سازمان، باعث افزایش راندمان سازمانی با توجه پیادهسازی تجارب و گزارشات تکمیلی دریافت شده از ERP می‌شود. استفاده از یک پایگاه داده متمرکز و یکپارچه سبب صرفه‌جویی در زمان و هزینه، افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت‌های سازمان و گزارش‌گیری مدیریتی می‌گردد.
دستاوردهای سیستم ERP در حوزه استراتژیک
- ایجاد نگرش سازمانی
- نظام‌مند کردن نحوه انجام فرآیندهای امور سازمان
- کمک در دستیابی به مزیت رقابتی با بهبود فرآیندها
- هماهنگی سریعتر با تغییرات برون سازمانی
- تسهیل توسعه سیستم‌ها و فناوری‌های جدید
- توسعه زیر ساخت به منظور ورود به کسب و کار الکترونیکی
- استفاده از فناوری‌های مدرن و به‌روز نظیر یکپارچگی، تحت وب بودن، گردش کار وغیره.
- هماهنگی سریعتر با تغییرات برون سازمانی
چه نوع نرم افزار ERP برای سازمان مناسب است؟ ویژگی های یک سیستم ERP مناسب سازمان
در اولین گام تعیین نوع سیستم ERP، باید به بررسی نیازها، چالش‌ها و چشم انداز سازمان برای آینده پرداخت. مواردی نظیر اینکه:
1- سازگاری ERP با داده‌های قبلی سازمان
2- پاسخگویی ERP به دغدغه‌مندی‌های سازمان
3- منعطف و همگام بودن ERP با فرآیندهای سازمان
4- امکان شخصی سازی (Customize) داشته باشد
5- در سریعترین زمان ممکن پیاده سازی شود
6- ارائه آموزش جامع نسبت به کاربری سیستم
اهمیت آموزش erp در سازمان
دانستیم که؛ سازمان برای مدیریت، سازماندهی و تجزیه و تحلیل داده‌ها به نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمانی خود متکی است. همچنین دانستیم که؛ ERP سفارشات سازمان را ردیابی می‌کند، فاکتورها و هزینه‌های سازمان را محاسبه می‌کند و ارتباط مشتریان CRM سازمان را به خوبی مدیریت می‌کند. واحدهای کاری را مرتبط و به‌هم متصل نگه می‌دارد و تضمین می‌کند که هر بخش به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. با این حال، این پایان کار نیست و موفقیت سازمان شما را تضمین نمی‌کند! کارکنان سازمان برای استفاده از این نرم‌افزار و تحلیل و برنامه‌ریزی عملی با استفاده از داده‌ها، به آموزش موثر درباره‌ی ERP نیاز دارند.
در برخی مواقع نیاز است که فرآیندها بر اساس استانداردهای ERP تغییر کند. به این دلیل که سیستم‌های ERP برای انجام یک کار خاص تجربیات و روش‌های ایده‌آلی را در صنایع مختلف دارند. در اینجا مقاومت پرسنل در برابر تغییر نیز یکی دیگر از مباحث پیش روی سازمان خواهد بود. آموزش کاربران سومین عامل مهم در ایجاد شکست در پیادهسازی ERP مطرح شده است. آموزش پرسنل سازمان، از مهمترین مراحل استقرار ERP و مدیریت آن در سازمان است. در نتیجه آموزش دادن پرسنل درگیر، روند پیاده سازی تسهیل پیدا می‌کند.
کاربران باید به‌صورت دوره‌ای آموزش‌های منظمی داشته باشند؛ تا سطح مهارت آنها به طور مداوم ارتقا یافته و بهترین عملکرد را برای کار با سیستم ERP در وظایف کاری خود داشته باشند. در نتیجه، مدیران ارشد سازمان، باید با ارائه یک برنامه زمانی منسجم به کارکنان اجازه حضور در جلسات آموزشی را بدهند.
https://www.systemgroup.net
https://elearningindustry.com
